Regulamin wizyt

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

przez KLARO Centrum Terapii i Rozwoju Dzieci i Młodzieży sp. z o.o.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez KLARO Centrum Terapii i Rozwoju Dzieci i Młodzieży sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001232384, NIP 6762716728, REGON 544373725 adres e-mail: kontakt@klarocentrum.pl, numer telefonu: 888 039 571 zwaną dalej „Centrum”.
2. Regulamin obowiązuje od dnia 01.04.2026 r.
3. Regulamin dotyczy usług świadczonych przez Centrum, w szczególności w zakresie konsultacji, diagnozy, terapii indywidualnej, terapii grupowej, zajęć rozwojowych, konsultacji dla rodziców oraz innych usług wskazanych w aktualnej ofercie Centrum.
4. Regulamin jest udostępniany Klientom przed zawarciem umowy, w szczególności w siedzibie Centrum oraz na stronie internetowej Centrum.
5. Skorzystanie z usług Centrum oznacza zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptację, z zastrzeżeniem uprawnień konsumenta wynikających z przepisów prawa.
6. Dla wybranych usług, w szczególności usług diagnostycznych, mogą obowiązywać odrębne regulaminy szczegółowe. Regulaminy te są udostępniane Klientowi przed rezerwacją danej usługi i stosuje się je w pierwszej kolejności w zakresie tej usługi. W pozostałym zakresie zastosowanie ma niniejszy Regulamin.
7. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

§ 2. Definicje

1. Klient – pełnoletnia osoba korzystająca z usług Centrum we własnym imieniu albo rodzic, opiekun prawny lub inna osoba uprawniona, zawierająca umowę na rzecz małoletniego uczestnika.
2. Uczestnik – osoba, na rzecz której świadczona jest usługa, w szczególności dziecko, nastolatek albo osoba dorosła.
3. Specjalista – osoba zatrudniona przez Centrum albo współpracująca z Centrum, realizująca daną usługę.
4. Usługa jednorazowa – w szczególności konsultacja, wywiad, spotkanie diagnostyczne, omówienie wyników, opinia, jednorazowe zajęcia.
5. Usługa cykliczna – w szczególności terapia lub zajęcia odbywające się regularnie, w ustalonych terminach.
6. Cennik – aktualny wykaz usług i opłat obowiązujący w Centrum, dostępny w siedzibie Centrum oraz, jeśli Centrum tak postanowi, na stronie internetowej.
7. Kontakt organizacyjny Centrum – wskazany przez Centrum sposób kontaktu w sprawach zapisów, zmian terminów, płatności, organizacji usług i bieżącej obsługi Klientów, w szczególności telefon, e-mail, recepcja lub inny kanał komunikacji udostępniony przez Centrum.

§ 3. Zakres usług i zasady kwalifikacji

1. Centrum świadczy usługi zgodnie z aktualną ofertą, zakresem swoich kompetencji oraz dostępnością terminów i Specjalistów.
2. Rozpoczęcie terapii, procesu diagnostycznego albo innej usługi może być poprzedzone konsultacją wstępną, wywiadem, analizą dokumentacji, wypełnieniem formularzy lub inną formą kwalifikacji, jeśli wymaga tego charakter usługi.
3. Dobór rodzaju wsparcia, częstotliwości spotkań, długości procesu oraz formy pracy odbywa się z uwzględnieniem potrzeb Uczestnika, celu terapii lub diagnozy oraz profesjonalnej oceny Specjalisty.
4. Centrum zastrzega sobie prawo odmowy rozpoczęcia albo kontynuowania świadczenia usługi, jeżeli:
   a) zakres zgłoszenia wykracza poza kompetencje Centrum lub danego Specjalisty,

b) brak jest warunków do bezpiecznej, profesjonalnej lub rzetelnej realizacji usługi,
c) Klient nie przekazał informacji, dokumentów lub zgód niezbędnych do realizacji usługi,
d) zachowanie Uczestnika lub osoby towarzyszącej uniemożliwia prowadzenie zajęć albo stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa,
e) nieregularne uczestnictwo albo brak współpracy w stopniu istotnym uniemożliwiają prowadzenie procesu zgodnie z dobrem Uczestnika.

• Centrum nie gwarantuje osiągnięcia określonego rezultatu terapeutycznego lub diagnostycznego, ponieważ zależy on między innymi od indywidualnych możliwości Uczestnika, systematyczności uczestnictwa, współpracy Klienta oraz innych czynników pozostających poza kontrolą Centrum.

§ 4. Rezerwacja terminów i zawarcie umowy

1. Rezerwacja usługi może nastąpić osobiście, telefonicznie, mailowo lub w inny sposób udostępniony przez Centrum.
2. Rezerwacja usługi jednorazowej staje się skuteczna po jej potwierdzeniu przez Centrum, a w przypadkach wskazanych przez Centrum także po dokonaniu wymaganej przedpłaty.
3. Rozpoczęcie usługi cyklicznej wymaga ustalenia harmonogramu zajęć oraz zasad współpracy.
4. Centrum może uzależnić rozpoczęcie realizacji usługi od przekazania wymaganych formularzy, zgód, dokumentów lub informacji dotyczących Uczestnika.
5. W przypadku umów zawieranych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa Klientowi będącemu konsumentem przysługują uprawnienia wynikające z przepisów o prawach konsumenta. 
6. Jeżeli na wyraźne żądanie Klienta usługa ma zostać rozpoczęta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, Klient składa stosowne oświadczenie wymagane przez przepisy prawa. 
7. W przypadku pełnego wykonania usługi za wyraźną i uprzednią zgodą Klienta, po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia od umowy, prawo to wygasa zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
8. Jeżeli usługa została rozpoczęta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy na wyraźne żądanie Klienta, a następnie Klient skutecznie odstąpił od umowy, zobowiązany jest do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, w zakresie przewidzianym przepisami prawa.

§ 5. Ceny i płatności

1. Ceny usług określa aktualny Cennik.
2. Zmiana Cennika nie wpływa na usługi już opłacone ani na wcześniej indywidualnie ustalone warunki danej usługi, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej lub co innego wynika z przepisów prawa.
3. Opłata za usługę jednorazową może być pobierana z góry, w całości lub w części, zgodnie z informacją przekazaną przy rezerwacji.
4. Opłaty za usługi cykliczne mogą być pobierane z góry albo z dołu, zgodnie z ustalonym modelem rozliczeń.
5. Płatność może być dokonana przelewem, kartą, gotówką lub inną metodą udostępnioną przez Centrum.
6. Za dzień zapłaty uznaje się dzień wpływu środków na rachunek bankowy Centrum albo dzień dokonania płatności w siedzibie Centrum.
7. Centrum wystawia paragony lub faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktura wystawiana jest na dane wskazane przez Klienta.
8. W przypadku zaległości płatniczych Centrum ma prawo wstrzymać świadczenie usług do czasu uregulowania należności, chyba że przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.

§ 6. Odwołanie lub zmiana terminu przez Klienta

1. Klient może odwołać albo przełożyć termin usługi, kontaktując się z Centrum za pośrednictwem kontaktu organizacyjnego Centrum.
2. Odwołanie albo prośba o zmianę terminu usługi jednorazowej powinny zostać zgłoszone nie później niż 24 godziny przed planowanym rozpoczęciem usługi, chyba że dla danej usługi regulamin szczegółowy albo informacja przekazana przy rezerwacji przewiduje dłuższy termin.
3. W przypadku skutecznego odwołania usługi jednorazowej w terminie wskazanym w ust. 2 Klient może:
   a) przenieść wpłatę na nowy termin albo
   b) otrzymać zwrot wpłaconej kwoty.
4. W przypadku odwołania usługi jednorazowej później niż w terminie wskazanym w ust. 2 albo niestawienia się na wizycie bez uprzedniego odwołania, opłata za zarezerwowany termin nie podlega zwrotowi.
5. W przypadku usług cyklicznych:
   a) nieobecność należy zgłosić nie później niż 24 godziny przed zajęciami, chyba że dla danej usługi obowiązują inne zasady,
   b) termin odwołanych zajęć może zostać uzupełniony wyłącznie w miarę dostępności grafiku Centrum,
   c) zajęcia uzupełniające nie muszą odbywać się w tym samym dniu tygodnia, o tej samej godzinie ani z tym samym Specjalistą, jeżeli charakter usługi pozwala na zastępstwo,
   d) niewykorzystane zajęcia uzupełniające przepadają po upływie 30 dni od daty pierwotnego terminu, chyba że Centrum postanowi inaczej.
6. Centrum dopuszcza możliwość odrobienia maksymalnie:
   a) jednych zajęć w miesiącu kalendarzowym, jeżeli Uczestnik korzysta z jednego stałego terminu tygodniowo,
   b) dwóch zajęć w miesiącu kalendarzowym, jeżeli Uczestnik korzysta z dwóch stałych terminów tygodniowo,
   chyba że Centrum postanowi inaczej w uzasadnionych przypadkach.
7. Nieobecności zgłoszone po terminie, o którym mowa w ust. 2 lub ust. 5 lit. a, traktowane są jako zajęcia zrealizowane i podlegają pełnej opłacie.
8. W przypadkach losowych, takich jak hospitalizacja, nagłe zdarzenie rodzinne lub inna wyjątkowa sytuacja, Centrum może indywidualnie zdecydować o przeniesieniu opłaty, wyznaczeniu dodatkowego terminu albo innym sposobie rozliczenia.
9. Sam fakt nieobecności Uczestnika nie powoduje automatycznie zwolnienia z opłaty.
10. Brak akceptacji proponowanych terminów zastępczych nie rodzi po stronie Klienta automatycznego prawa do zwrotu opłaty, jeżeli odwołanie nastąpiło po terminie lub gdy możliwość odrobienia była dodatkowym uprawnieniem organizacyjnym

§ 7. Odwołanie lub zmiana terminu przez Centrum

1. Centrum może odwołać lub zmienić termin usługi z przyczyn organizacyjnych, losowych lub niezależnych od Centrum, w szczególności z powodu choroby Specjalisty, awarii, zdarzeń losowych lub innych przeszkód uniemożliwiających wykonanie usługi.
2. O odwołaniu lub zmianie terminu Centrum poinformuje Klienta niezwłocznie, z wykorzystaniem danych kontaktowych przekazanych przez Klienta.
3. W przypadku odwołania terminu przez Centrum Klientowi przysługuje według jego wyboru:
   a) nowy termin albo
   b) zaliczenie wpłaty na poczet innej usługi lub kolejnego terminu, albo
   c) zwrot wpłaconej kwoty.
4. Jeżeli wymaga tego organizacja pracy Centrum, a charakter usługi na to pozwala, Centrum może zaproponować zastępstwo innego Specjalisty o odpowiednich kwalifikacjach.
5. Brak zgody Klienta na zastępstwo nie wyłącza prawa do nowego terminu albo zwrotu środków za niezrealizowaną usługę.

§ 8. Zasady uczestnictwa w zajęciach i odpowiedzialność

1. Uczestnik powinien stawić się na zajęcia punktualnie.
2. Spóźnienie skraca czas trwania usługi i nie powoduje jej automatycznego przedłużenia.
3. Uczestnik powinien być przygotowany do zajęć odpowiednio do ich rodzaju, w szczególności posiadać wygodny strój, obuwie na zmianę lub inne rzeczy wskazane przez Centrum.
4. Na zajęcia nie powinien przychodzić Uczestnik, który wykazuje objawy infekcji, gorączki, wymiotów, biegunki albo innego stanu mogącego zagrażać sobie lub innym uczestnikom zajęć.
5. Klient jest zobowiązany przekazać przed rozpoczęciem usługi wszelkie istotne informacje dotyczące stanu zdrowia, rozwoju, funkcjonowania, przyjmowanych leków, diagnoz, zaleceń specjalistycznych oraz innych okoliczności, które mogą mieć znaczenie dla bezpieczeństwa lub prawidłowego przebiegu usługi.
6. Klient ponosi odpowiedzialność za prawdziwość, kompletność i aktualność przekazywanych informacji.
7. W czasie oczekiwania na zajęcia, po ich zakończeniu oraz poza czasem faktycznego prowadzenia usługi odpowiedzialność za małoletniego Uczestnika ponosi rodzic, opiekun prawny lub inna osoba sprawująca nad nim pieczę.
8. Odpowiedzialność Centrum za małoletniego Uczestnika rozpoczyna się z chwilą przekazania go Specjaliście na zajęcia i kończy z chwilą zakończenia zajęć oraz odbioru Uczestnika przez osobę uprawnioną.
9. Odbiór małoletniego Uczestnika przez osobę inną niż rodzic lub opiekun prawny wymaga wcześniejszego wskazania takiej osoby w formie przyjętej przez Centrum.
10. Samodzielne opuszczenie Centrum przez małoletniego Uczestnika jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy rodzic lub opiekun prawny wyraził na to uprzednią zgodę w formie przyjętej przez Centrum.
11. Specjalista może zdecydować, że obecność rodzica lub opiekuna podczas zajęć jest wskazana albo przeciwnie, że dla dobra procesu terapeutycznego konieczne jest prowadzenie zajęć bez jego obecności, o ile charakter usługi na to pozwala.
12. W przypadku zachowania zagrażającego bezpieczeństwu, rażącego naruszania zasad współżycia, niszczenia mienia albo braku warunków do dalszego bezpiecznego prowadzenia zajęć, Specjalista ma prawo przerwać usługę.
13. Przerwanie usługi z przyczyn leżących po stronie Uczestnika lub osoby towarzyszącej nie rodzi po stronie Klienta prawa do zwrotu opłaty za rozpoczętą usługę.

§ 9. Zasady prowadzenia diagnozy, terapii i dokumentacji

1. Diagnoza oraz terapia prowadzone są z uwzględnieniem aktualnej wiedzy, standardów pracy właściwych dla danego rodzaju usługi oraz indywidualnej sytuacji Uczestnika.
2. W przypadku usług diagnostycznych Klient zobowiązany jest dostarczyć dokumenty, formularze i ankiety wymagane przez Centrum lub Specjalistę.
3. Bieg terminu sporządzenia opinii, opisu wyników lub zaleceń rozpoczyna się po zakończeniu wszystkich wymaganych spotkań oraz po otrzymaniu kompletu dokumentów niezbędnych do opracowania wyniku.
4. O ile nie wskazano inaczej dla konkretnej usługi, opinia, wynik diagnozy, opis obserwacji albo zalecenia przekazywane są w terminie do 21 dni roboczych od dnia spełnienia warunków wskazanych w ust. 3.
5. Jeżeli przebieg spotkania diagnostycznego został zakłócony z przyczyn niezależnych od Centrum albo z przyczyn leżących po stronie Klienta lub Uczestnika, w szczególności z powodu braku wymaganych dokumentów, istotnego spóźnienia, przedwczesnego zakończenia spotkania albo braku warunków do rzetelnego wykonania usługi mimo adekwatnego dostosowania przebiegu spotkania, Centrum może zaproponować dodatkowy termin lub dodatkowe spotkanie odpłatne zgodnie z Cennikiem albo regulaminem szczegółowym danej usługi.
6. Wydawane przez Centrum opinie, opisy, zalecenia i podsumowania odnoszą się do stanu Uczestnika oraz informacji dostępnych na dzień sporządzenia dokumentu.
7. Centrum nie odpowiada za skutki wykorzystania opinii lub zaleceń poza celem, dla którego zostały sporządzone, ani za skutki posługiwania się przez Klienta dokumentem po istotnej zmianie sytuacji Uczestnika.
8. Dodatkowe zaświadczenia, odpisy, duplikaty, rozszerzone opisy lub inne dokumenty niewchodzące w standard danej usługi mogą być odpłatne zgodnie z Cennikiem.
9. Bez uprzedniej zgody Centrum i Specjalisty zabronione jest utrwalanie przebiegu zajęć, konsultacji, diagnoz i rozmów w formie audio, wideo lub fotograficznej, z wyjątkiem przypadków wyraźnie uzgodnionych z Centrum.

§ 10. Kontakt z rodzicem lub opiekunem

1. Krótkie informacje organizacyjne mogą być przekazywane przed lub po zajęciach.
2. Omówienie postępów, trudności, zaleceń lub zmian w planie pracy może wymagać odrębnej konsultacji, płatnej zgodnie z Cennikiem.
3. Klient zobowiązany jest do aktualizowania danych kontaktowych i odbierania wiadomości dotyczących terminów, organizacji usług lub bezpieczeństwa Uczestnika.
4. W sprawach pilnych Centrum może kontaktować się telefonicznie, mailowo lub wiadomością SMS, korzystając z danych przekazanych przez Klienta.

§ 11. Reklamacje

1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą usług świadczonych przez Centrum.
2. Reklamację można złożyć:
   a) mailowo na adres: kontakt@klarocentrum.pl,
   b) pisemnie na adres siedziby Centrum,
   c) osobiście w siedzibie Centrum.
3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
   a) imię i nazwisko Klienta,
   b) dane kontaktowe,
   c) wskazanie usługi, której dotyczy reklamacja,
   d) opis zastrzeżeń,
   e) w miarę możliwości proponowany sposób rozwiązania sprawy.
4. Centrum rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki.
5. W przypadku Klienta będącego konsumentem odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, na papierze lub innym trwałym nośniku, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. 
6. Złożenie reklamacji nie wstrzymuje obowiązku uregulowania należności za usługi już wykonane, chyba że co innego wynika z uznania reklamacji przez Centrum albo z przepisów prawa.

§ 12. Zawieszenie i zakończenie współpracy

1. Klient może zrezygnować z usług cyklicznych, informując o tym Centrum w formie mailowej, pisemnej lub innej przyjętej przez Centrum.
2. Rezygnacja z usług cyklicznych wywołuje skutek na przyszłość i nie powoduje obowiązku zwrotu opłat należnych za usługi już wykonane, rozpoczęte albo prawidłowo zarezerwowane zgodnie z Regulaminem.
3. Centrum może zawiesić świadczenie usług lub rozwiązać współpracę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:
   a) Klient zalega z płatnościami mimo wezwania do zapłaty,
   b) Klient lub Uczestnik w sposób powtarzający się naruszają Regulamin,
   c) Klient zataja istotne informacje mające znaczenie dla bezpieczeństwa lub przebiegu usługi,
   d) zachowanie Uczestnika lub osoby towarzyszącej uniemożliwia bezpieczne albo merytoryczne prowadzenie pracy,
   e) dobro Uczestnika wymaga zakończenia współpracy albo skierowania go do innej formy wsparcia.
4. Zakończenie współpracy przez Centrum nie wyłącza obowiązku rozliczenia należności za usługi wykonane albo należne zgodnie z Regulaminem.

§ 13. Dane osobowe i poufność

1. Administratorem danych osobowych jest Centrum.
2. Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym cele, podstawy prawne, okresy przechowywania danych oraz prawa osób, których dane dotyczą, określają odrębne klauzule informacyjne i dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych udostępniane przez Centrum.
3. Klient zobowiązany jest do przekazywania wyłącznie danych niezbędnych do realizacji usług oraz do informowania o zmianie danych istotnych dla realizacji współpracy.
4. Centrum i Specjaliści zachowują poufność informacji uzyskanych w związku ze świadczeniem usług, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych przez przepisy prawa oraz sytuacji niezbędnych dla ochrony życia, zdrowia lub bezpieczeństwa Uczestnika albo innych osób.

§ 14. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.04.2026 r.
Centrum może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany organizacji pracy, rozszerzenia oferty albo konieczności doprecyzowania zasad świadczenia usług.

Zmieniony Regulamin podawany jest do wiadomości Klientów poprzez publikację na stronie internetowej Centrum oraz udostępnienie w siedzibie Centrum.

Do usług rozpoczętych przed wejściem w życie nowej wersji Regulaminu stosuje się Regulamin obowiązujący w dniu dokonania rezerwacji albo zawarcia umowy, chyba że strony uzgodnią inaczej albo zmiana wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne albo nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.